POLÍTICA PARA EL TRATAMIENTO Y SEGURIDAD  DE LOS DATOS PERSONALES INTELLYGENCE S.A.S

1. PRESENTACIÓN DE INTELLYGENCE

Conoce la importancia de implementar la política de tratamiento de datos personales y sus disposiciones aplicables, propendiendo por establecer procedimientos que contribuyan aplicar el principio de seguridad, de confidencialidad, de finalidad, de libertad, de veracidad, de transparencia, de acceso y circulación restringida, atendiendo al derecho fundamental contenido en el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, a lo contemplado en la Ley 1581 de 2012, en el  Decreto Reglamentario 1377 de 2013, y demás normas concordantes.

La sociedad Intellygence S.A.S, identificada con Nit. 901281041-5, domiciliada en el Municipio de Medellín, Antioquia, Colombia, está dedicada a la prestación de servicios y productos relacionados con actividades de desarrollo de sistemas informáticos, entre otras actividades de tecnología de información y servicios digitales contenidos en su objeto social.

Además de lo anterior, esta política de tratamiento de datos personales contiene las directrices que se deben aplicar en los procedimientos para conocer, actualizar, rectificar, suprimir y proteger la información.

Por lo anterior, con el objetivo de desarrollar el espíritu de está política se presenta lo siguiente:

2. DEFINICIONES: Con el objetivo de entender esta política de tratamiento de datos personales es necesario acudir a las siguientes definiciones:

• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

• Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.

• Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

• Datos Personales Privados: Aquellos cuyo conocimiento está restringido al público.

• Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
• Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del Tratamiento.

• Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.

• Tratamiento de datos: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

• Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable o encargado, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

• Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible, que puede ser tratado por cualquier persona, sin necesidad de autorización para ello. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

• Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

• Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

• Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del responsable.

• Terceros colaboradores: Personas naturales o jurídicas que contribuyen con el correcto funcionamiento de la empresa que tienen un vínculo contractual. Los terceros colaboradores están obligados a cumplir con las políticas para el tratamiento de los datos personales y los procedimientos implementados al interior de la INTELLYGENCE S.A.S

• Incidente: cualquier evento ocurrido en las bases de datos manuales o electrónicas que atentan contra la seguridad de los datos personales.

• Responsabilidad demostrada: Demostrar que se han implementado las medidas apropiadas y efectivas para cumplir con las obligaciones establecidas en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, lo cual deberá ser proporcional a lo siguiente:

• La naturaleza jurídica del responsable y, cuando sea del caso, su tamaño empresarial, teniendo en cuenta si se trata de una micro, pequeña, mediana o gran empresa, de acuerdo con la normativa vigente.
• La naturaleza de los datos personales objeto del tratamiento.
• El tipo de Tratamiento.
• Los riesgos potenciales que el referido tratamiento podría causar sobre los derechos de los titulares.

• Oficial de la información para la protección de datos: Es la persona responsable al interior de INTELLYGENCE S.A.S, que el gerente designe, para que se encargue de actualizar, vigilar, controlar y promover la aplicación de la Política de Protección de Datos Personales, entre todas las áreas, así como la gestión del riesgo para éste tema. A falta de designación de este rol por parte de la gerencia, ésta será asumida por el representante legal de la compañía.

Serán funciones del oficial de la información las siguientes:

• Velar por el respeto de los derechos de los titulares de los datos personales respecto del tratamiento de datos que realice Intellygence SAS.
• Atender los requerimientos que interpongan los titulares de la información así como acatar los lineamientos que haga la Superintendencia de Industria y Comercio o quien haga sus veces, en lo relacionado al tratamiento de datos personales.
• Supervisar el cumplimiento de los dispuesto conforme al marco legal, en las políticas de tratamiento de datos personales, así como del principio de responsabilidad demostrada.
• Informar y asesorar sobre las obligaciones que le compete a la sociedad en virtud de la regulación vigente sobre tratamiento de datos personales.
• Incorporar prácticas y procesos adecuados, así como actualizar los instrumentos y herramientas que se encuentren vigentes para el tratamiento de datos personales.
• Contar con estrategias de seguridad y privacidad de la información, seguridad digital y evaluación del riesgo, identificando e implementando acciones de mejora conforme a las políticas, procedimientos, recursos técnicos, administrativos y humanos necesarios para gestionarlo de manera efectiva.
• Adoptar las medidas necesarias para preservar la seguridad, confidencialidad e integridad de la información personal durante el ciclo de vida de los datos, desde su recolección original, a través de su uso, almacenamiento, circulación y supresión al final del ciclo de vida.
• Las demás establecidas en el manual de procedimientos y que sean necesarias para que los titulares puedan ejercer sus derechos y la compañía cumpla con el principio de responsabilidad demostrada.

3. INFORMACIÓN DE LA EMPRESA:

Intellygence S.A.S identificada con NIT 901.281.041-5 con domicilio principal en la ciudad de Medellín, se ubica en la dirección Cll 4 65-31 correo electrónico jperez@intellygence.co, teléfono 300 550 42 65.

4. OBJETIVOS: Con la finalidad de determinar cómo la seguridad de la información contribuye a alcanzar los logros establecidos en INTELLYGENCE S.A.S se establecerán dos clases de objetivos: Los primeros con relación al objeto comercial de la sociedad y los segundos en lo que respecta a la seguridad de la información.

4.1. OBJETIVOS COMERCIALES DE LA SOCIEDAD – Diseñar y programar algoritmos, desarrollar software, aplicaciones para móviles, páginas web, e-commerce, e-learning y marketing OnLine; Administrar equipos, redes y servidores, así como brindar el soporte y el mantenimiento de equipos e instalaciones informáticas; suministrar, instalar, mantener, y en general comercializar todo tipo de equipamiento informático, programas de ordenador y sistemas informáticos, así como desarrollar aplicaciones específicas y todo tipo de asistencia técnica.

También representar y promocionar a compañías nacionales y extranjeras que se dediquen a las actividades de desarrollo de software y afines; asimismo podrá participar en otras compañías en calidad de socio o accionista. Se entiende incluidos en el objeto social los actos relacionados con el mismo, que coadyuven a la realización de sus fines.

4.2. OBJETIVOS DE LA SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN:

INTELLYGENCE S.AS. actuará como responsable de la información cuando sea quien por él mismo o en asocio con otros decidan sobre las bases de datos o su tratamiento;  y en otras ocasiones actuará como encargado del tratamiento de los datos personales por cuenta y riesgo del responsable de la información, distinto a INTELLYGENCE S.A.S, conforme a las actividades y roles derivados de productos y servicios. De acuerdo a lo anterior, sus objetivos son los siguientes:

• Adelantar gestiones para que los datos personales tratados sean confiables y precisos, que su información no sea alterada sin la autorización del titular o responsable, llevando el registro de las modificaciones realizadas, salvaguardando siempre la integridad de la información.

• Realizar acciones tendientes a que la información sea accesible, disponible y utilizable a solicitud de los titulares de la información, personas o procesos autorizados para ello.

• Implementar estrategias y procedimientos para que los datos personales sean reservados y solo se divulguen a los titulares de la información o quienes se encuentren autorizados, de tal forma que prime siempre la confidencialidad.

• Establecer procedimientos que propendan a la seguridad y protección de la información.

Los anteriores se encuentran aplicados en la estructuración de ésta política junto con su alcance, a través del análisis de factores y riesgos que podrían impactar la modificación no autorizada de la información, la pérdida o destrucción de ella, la indisponibilidad de la información debido a fallas en el sistema, equipos y servicios, hurto, daño o sabotaje  por parte de propios o terceros, divulgación no autorizada de la información, inconsistencia y/o acceso no autorizado, entre otras amenazas y vulnerabilidades que tienden a ser controladas en razón a las actividades comerciales, administrativas, comunicacionales, técnicas y de la operación.

Éstos objetivos deberán ser materializados con la implementación de procedimientos que conlleven a la debida ejecución, seguimiento, control y evaluación de su cumplimiento.

6. ALCANCE: Ésta política es la directriz general de todo el sistema de gestión para el tratamiento y protección de los datos personales, tanto para los responsables como para los encargados de ésta y aplica para todos los vinculados a dicho tratamiento.

7. PUBLICIDAD: Como acto de comunicación fundamental de ésta política para el tratamiento y seguridad de los datos personales, la gerencia, el representante legal o el oficial de la información designado, publicará al momento de la entrada en vigencia de ésta o una vez se realice algún cambio de versión, en página web y en todas las plataformas virtuales donde INTELLYGENCE S.A.S sea responsable o encargado de la información. Así mismo se fijará de manera física en las carteleras informativas de la organización y se dará a conocer de manera directa a todos los colaboradores que hacen parte de ésta, dejando constancia de haberla puesto en conocimiento. Para integrantes nuevos de la organización, ésta hará parte integral de los contratos a suscribir, garantizando su conocimiento y aplicación.

8. PROPIETARIO DE LA POLÍTICA Y PROCESO DE REVISIÓN: El propietario de ésta política para el tratamiento y seguridad de los datos personales es INTELLYGENCE S.A.S.

El representante legal y el oficial de la información, harán la revisión anual  de ésta política, matriz de riesgo, procedimientos, formatos y demás instrumentos, garantizando su actualización a través del seguimiento trimestral mediante los procedimientos y formatos establecidos para ello.

9. MARCO LEGAL: En virtud de la presente política para el tratamiento y la seguridad de los datos personales, se aplicarán los siguientes referentes normativos, estándares internacionales y criterios internos establecidos por INTELLYGENCE S.A.S.
10. Constitución política de Colombia, Artículo 15.
11. Ley 1266 de 2008. “Por la cual se dictan las disposiciones generales del hábeas data y se regula el manejo de la información contenida en bases de datos personales, en especial la financiera, crediticia, comercial, de servicios y la proveniente de terceros países y se dictan otras disposiciones”
12. Decreto Reglamentario 2952 de 2010 “Por el cual se reglamentan los artículos 12 y 13 de la Ley 1266 de 2008”.
13. Ley 1581 de 2012. “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales.”
14. Decreto Reglamentario parcial No. 1377 de 2013 “Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012, Derogado Parcialmente por el Decreto 1081 de 2015”.
15. Decreto Reglamentario parcial No. 886 de 2014 “Por el cual se reglamenta el artículo 25 de la Ley 1581 de 2012, relativo al Registro Nacional de Bases de Datos”.
16. Norma ISO 27001:2018. Norma internacional para los sistemas de gestión de la seguridad de la información (SGSI)
17. Políticas y Reglamentos internos

10. TIPOS DE LOS DATOS PERSONALES: Los datos personales se clasifican en datos privados y sensibles, semiprivados y públicos.
11. Privados: Por su naturaleza íntima o reservada sólo son relevantes para el titular.
12. Sensibles: Aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos”
13. Semi Privados: Que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general.
14. Públicos: Es el dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y todos aquellos que no sean semiprivados o privados, de conformidad con la presente ley. Son públicos, entre otros, los datos contenidos en documentos públicos, sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidos a reserva y los relativos al estado civil de las personas

11. PRINCIPIOS: Ésta política para el tratamiento y la seguridad de los datos personales se rigen estrictamente bajo los siguientes principios:

• Legalidad: En todo lo relacionado al tratamiento de Datos Personales, se dará aplicación a las disposiciones vigentes y aplicables que rigen el tratamiento de Datos Personales y demás derechos fundamentales conexos, siempre sujetos a lo establecido en la Ley.

• Finalidad: La finalidad del Tratamiento debe ser legítima, temporal e informada al titular.

• Límite razonable: Se limitará el almacenamiento y procesamiento de datos personales a lo que sea esencialmente necesario para cumplir los propósitos previamente especificados de la relación de negocios, así como el cumplimiento de los fines autorizados y atendiendo a obligaciones legales.

• Libertad: El dato puede ser tratado sólo con el consentimiento previo, expreso, informado y autodeterminado por el titular o por mandato legal o judicial.

• Veracidad o calidad: La información debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

• Transparencia: Debe garantizarse el derecho del titular a obtener información sobre sus datos en cualquier momento y sin restricciones.

• Acceso y circulación restringida: El Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular o por las personas previstas en la Ley.

• Seguridad: La información debe manejarse con las medidas necesarias para otorgar seguridad a los registros y evitar su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

El principio de seguridad va direccionado a la disponibilidad, integridad y confidencialidad de los datos personales.

• Confidencialidad: Los datos personales que no tengan la naturaleza de públicos son reservados y sólo se pueden suministrar en los términos de la Ley. Toda persona que intervenga en el procesamiento de la información deberá garantizar su carácter reservado.

• Incorporación sistemática: Los principios de Protección de Datos Personales se implementarán en todos los procesos y procedimientos del negocio.

12.  DERECHOS DE LOS TITULARES. El Titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos:

a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;

b) Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en la normatividad vigente;

c) Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;

d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la norma vigente así como las que la modifiquen, adicionen o complementen;

e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución;

f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

13.  DEBERES COMO RESPONSABLE: En los casos en los cuales INTELLYGENCE S.A.S actúe como responsable del tratamiento, deberá cumplir con los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la ley y en otras que rijan su actividad:

a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;

b) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular;

c) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;

d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;

e) Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;

f) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada;

g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento;

h) Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley;

i) Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular;

j) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley;

k) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley correspondiente y en especial, para la atención de consultas y reclamos;

l) Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo;

m) Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos;

n) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

o) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

14.  DEBERES COMO ENCARGADO

INTELLYGENCE S.A.S como como encargado del tratamiento, deberán cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la presente ley y en otras que rijan su actividad:

a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;

b) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;

c) Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos conforme a la normatividad vigente;

d) Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo;

e) Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en las disposiciones legales vigentes;

f) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de las disposiciones legales vigentes y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares;

g) Registrar en las bases de datos la leyenda “reclamo en trámite” conforme a lo dispuesto en la normatividad vigente;

h) Insertar en las bases de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal;

i) Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio;

j) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella;

k) Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares;

l) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

15. PROHIBICIONES

En ningún caso y bajo ninguna circunstancia la compañía hará uso comercial con terceros de los datos personales que maneja para el correcto y adecuado funcionamiento de la misma, su uso se limitará a las finalidades contenidas en esta política y en las autorizaciones suscritas por el titular de la información.

Lo anterior, sin perjuicio que los datos personales recolectados puedan ser objeto de estudio, análisis y en general, utilizados para efectos estadísticos para la compañía en pro de garantizar un mejor servicio, crear nuevas líneas de operación estratégica y mejorar su productividad, sin que ello implique la transferencia de datos personales a terceros.

16. TRATAMIENTO Y FINALIDAD

El tratamiento y la finalidad para el uso de los datos personales que se efectúa por Intellygence S.A.S siempre se realizará en aras de cumplir con el objeto social de la compañía.

El tratamiento de los datos personales se hará para la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de los mismos.

Atendiendo al objeto social de la compañía, la finalidad del tratamiento de los datos personales serán las siguientes:

• PLATAFORMAS VIRTUALES

PLATAFORMA KHAUTA

Khauta es una herramienta tecnológica creada por Intellygence S.A.S que apoya la seguridad y la gestión en las compraventas de materiales como oro, plata y platino, en la cual se puede efectuar registro de usuarios/mineros, también compra de materiales, por lo tanto, el registro de los datos como responsable de la información lo realiza la persona natural o jurídica que contrata los servicios de la plataforma conjuntamente con el titular de la información.

Mediante la plataforma de Khauta, Intellygence S.A.S actúa en calidad de ENCARGADO de la información y solo realiza las gestiones encomendadas por el Responsable del tratamiento, para las siguientes finalidades:

Relación con mineros: FINALIDAD

1. Registro y almacenamiento de información por la creación de usuarios en la plataforma Khauta, incluyendo datos biométricos.
2. Registro y verificación en listas informativas y peps, lista afectación financiera, lista sanciones administrativas, listas anticorrupción, lista asociadas LA/FT, listas restrictivas.
3. Preconsulta en centrales de riesgo
4.  Detección de fraudes
5. Almacenamiento de información y aprobación de registro del minero (usuario).
6. Registro de huella, firma y fotografía para generación de documentos.
7. Expedir certificados de origen y transacción avalados por Agencia Nacional Minera para agilizar el proceso de la comercialización y exportación.
8. Expedición de documento equivalente a factura y certificado de listas consultadas
9. Generación de documentos de compra de manera automática
10. Rechazo de solicitudes en caso de encontrar inconsistencias o inactivación de registro minero.
11. Almacenamiento de la información en servidores propios de la sociedad o contratados con terceros.
12. Almacenamiento permanente en virtud de obligaciones legales y contractuales.
13. Efectuar diagnósticos al interior de la compañía.
14. Visualización, consulta, análisis por parte del Comercializador Internacional.

En cuanto a los clientes compraventa y comerciante internacional que contratan los servicios de la plataforma, actúa como RESPONSABLE de la información:

Compraventa  FINALIDAD

Es persona natural o jurídica que se encarga de recibir el material  precioso para la comercialización internacional, no obstante se tratan datos personales del representante legal y/o operarios de la empresa, para las siguientes finalidades:

1. Elaboración de contratos.
2. Dar cumplimiento a la relación contractual existente entre la compraventa e Intellygence S.A.S garantizando el cumplimiento de las obligaciones contractuales, comerciales, legales y contables.
3. Efectuar los cobros respectivos
4. Realizar los estudios para que las compraventas y su representante legal se encuentren capacitados jurídicamente para las responsabilidades del contrato.
5. Alimentar la base de datos de cliente implementados con el fin de tener los datos de contacto a la mano para fines administrativos tales como envío de información, comunicación, entre otros.
6. Emisión de certificaciones.
7. Suministro de información y efectuar requerimientos.
8. Almacenamiento permanente en virtud de obligaciones legales y contractuales.
9. Registro en plataforma de clientes y plataformas contables.
10. Promocionar los servicios de la compañía.
11. Efectuar diagnósticos al interior de la compañía.

Comerciante internacional FINALIDAD

El Comercializador Internacional, siempre será persona jurídica debidamente constituida, su información sólo reposa en la plataforma para las operaciones de compra correspondientes, no obstante, se trata información personal del representante legal de la compañía para las siguientes finalidades:

1. Elaboración de contratos.
2. Dar cumplimiento a la relación contractual existente entre la comercializadora e Intellygence garantizando el cumplimiento de las obligaciones  contractuales, comerciales, legales y contables.
3. Efectuar los cobros respectivos.
4. Realizar los estudios de verificación  que las comercializadoras  internacionales y su representante legal se encuentren capacitados jurídicamente para las responsabilidades del contrato.
5. Alimentar la base de datos de cliente implementados con el fin de tener los datos de contacto a la mano para fines administrativos tales como envío de información, comunicación entre otros.
6. Emisión de certificaciones.
7. Suministro de información y efectuar requerimientos.
8. Promocionar los servicios de la compañía.
9. Registro en plataforma de clientes y plataformas contables.
10. Almacenamiento permanente en virtud de obligaciones legales y contractuales.
11. Efectuar diagnósticos al interior de la compañía.

• OTROS CLIENTES NO VINCULADOS A PLATAFORMAS VIRTUALES O APLICATIVOS.

INTELLYGENCE SAS en calidad de RESPONSABLE del tratamiento de datos personales, en lo que respecta a los clientes no vinculados con plataformas o aplicativos virtuales tratará los datos personales para las siguientes finalidades:

1. Elaboración de contratos.
2. Hacer efectivo el cumplimiento de las obligaciones contractuales, comerciales, legales y contables.
3. Efectuar los cobros respectivos.
4. Registro en plataforma de clientes y plataformas contables.
5. Alimentar la base de datos de cliente implementados con el fin de tener los datos de contacto a la mano para fines administrativos tales como envío de información, comunicación entre otros.
6. Suministro de información y efectuar requerimientos.
7. Promocionar los servicios de la compañía
8. Almacenamiento de la información en archivos físicos o de manera virtual.

• EMPLEADOS

INTELLYGENCE SAS en calidad de responsable del tratamiento de datos personales, en lo que respecta a los empleados, tratará los datos personales para las siguientes finalidades:

1. Estudio y verificación de la información de la hoja de vida.
2. Realización de pruebas, verificaciones y estudios: POL 1, ESP, VDE, VRS, VRA, VRP
3. Elaboración de contratos laborales y otros documentos asociados a la vinculación de personal (certificaciones, constancias, permisos, etc)
4. Hacer efectivo el cumplimiento de las obligaciones contractuales, comerciales, legales y contables.
5. Uso del contacto telefónico personal para gestiones de la compañía.
6. Afiliación a la seguridad social.
7. Pago de nómina, seguridad social y prestaciones sociales.
8. Envío de información física o virtual (aplica mensaje de datos)
9. Registros físicos o virtuales.
10. Citaciones y convocatorias de forma física y/o virtual (aplica para mensajes de datos)
11. Almacenamiento de la información en archivos físicos o de manera virtual.
12. Cumplimiento de obligaciones contables y legales

• PROVEEDORES

INTELLYGENCE SAS en calidad de responsable del tratamiento de datos personales, en lo que respecta a los proveedores, tratará los datos personales para las siguientes finalidades:

1. Realizar todas las gestiones necesarias para el desarrollo de las siguientes etapas: precontractuales, contractuales y postcontractuales para negociaciones de productos o servicios requeridos por INTELLYGENCE SAS.
2. Desarrollar relaciones y gestiones civiles y comerciales.
3. Elaboración de contratos civiles y comerciales.
4. Cumplimiento de los deberes contractuales.
5. Pagos de honorarios.
6. Envío de información de forma física o virtual (aplica para mensaje de datos).
7. Registros físicos o virtuales.
8. Citaciones y convocatorias de forma física y/o virtual (aplica para mensajes de datos).
9. Almacenamiento físico y/o virtual en el onedrive de la compañía.
10. Exigencia de comprobantes de pago de seguridad social, en caso de los contratistas y que les aplique.
11. Cumplimiento de obligaciones contables y legales

• VISITANTES

INTELLYGENCE SAS en calidad de responsable del tratamiento de datos personales, en lo que respecta a los visitantes de la compañía, tratará los datos personales para las siguientes finalidades:

1. Registro en planillas de ingreso y salida
2. Registro en sistema de viodeo – vigilancia.
3. Suministro de información y/o requerimientos.
4. Almacenamiento de la información.

17. SEGURIDAD Y VIGILANCIA:

El sistema de video – vigilancia (SV) y/o vigilancia a través de un sistema de cámaras fijas o móviles, se implementan para garantizar la seguridad de bienes y personas, así como salvaguardar la información física y digital que reposa en las instalaciones de la sociedad.

Lo anterior, implica la recopilación de imágenes de personas, es decir, de datos personales biométricos, por lo tanto, para cumplir con la normatividad del dato personal, le corresponde a la Sociedad, como responsable y encargado de datos personales, implementar Avisos de Privacidad en las zonas en donde se realice la captura de imágenes que impliquen el debido tratamiento.

Sin perjuicio de que la sociedad también utilice otros sistemas de recolección de carácter  biométrico, los cuales tendrán la misma aplicación y manejo.

Esta información es compartida con la empresa que presta los servicios de seguridad privada, con el objetivo de velar por la seguridad de las personas naturales que ingresen a las instalaciones de la empresa, asimismo, como de los bienes de la propiedad horizontal.

17. TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES Y DE LOS NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES:

En aras de velar por la protección de los derechos de los titulares de la información cuando esta sea de carácter sensible y/o sea de niños, niñas y adolescentes, se indica que las respuestas a las preguntas que le sean hechas y que versen sobre dicha información, son facultativas.

Intellygence S.A.S sólo  realizará  el  Tratamiento,  esto  es,  la recolección,  almacenamiento,  uso,  circulación  y/o  supresión  de  Datos  Personales correspondientes  a  niños,  niñas  y  adolescentes,  siempre  y  cuando  este  Tratamiento responda  y  respete  el  interés  superior  de  los  niños,  niñas  y  adolescentes  y  asegure el respeto  de  sus  derechos  fundamentales.

Cumplidos los anteriores requisitos, el representante legal del niño, niña o adolescente otorgará la autorización previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.

18.  CANALES DE INFORMACIÓN:

A continuación, se indican los canales de información a los cuales se podrán contactar los titulares de la información o las personas legitimadas para efectuar consultas y/o reclamos.

• Correo electrónico:   xxxxxxxxxxxxxxxx
• Página web:  xxxxxxxxxxxxxxx
• Dirección y domicilio: xxxxxxxxxx

19. PERSONA O ÁREA RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN DE CONSULTAS Y RECLAMOS

El titular de la información puede ejercer su derecho a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato y revocar la autorización enviando comunicaciones escritas al AL OFICIAL DE LA INFORMACIÓN, quien es la DIRECTORA DE OPERACIONES DE LA COMPAÑÍA.

Las consultas y reclamos se harána través de los canales mencionados con anterioridad.

20. PROCEDIMIENTO PARA QUE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN PUEDAN EJERCER LOS DERECHOS A CONOCER, ACTUALIZAR, RECTIFICAR Y SUPRIMIR INFORMACIÓN Y REVOCAR LA AUTORIZACIÓN.

CONSULTAS

De conformidad con el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012, los Titulares de la información podrán realizar sus consultas de las siguientes formas:

a) Por medio de solicitudes presentadas a los canales de la información; anteriormente mencionados, en la que se deberá acreditar la calidad de titular de la información e indicarse el correo electrónico del titular de la información o de los terceros autorizados; dichas solicitudes serán tramitadas por el oficial de la información y las respuestas sólo serán remitidas a la dirección física o electrónica autorizada por el solicitante.

b)  Para el caso de que causa habientes deseen realizar solicitudes para obtener información del fallecido, estos deberán acreditar dicha calidad, es decir, deberán aportar copias de las cédulas de ciudadanía, los registros civiles de nacimiento o documento que soporte el parentesco, registro civil de defunción y demás documentos necesarios.

c) En caso de que la consulta sea realizada por un representante legal o persona autorizada, este deberá aportar carta autenticada ante la respectiva notaría, en la cual los titulares o beneficiarios de la información otorgaron la autorización para solicitar la respectiva información, asimismo adjuntará todos los documentos necesarios para acreditar la titularidad de su representado o la calidad de los causahabientes.

d) Una vez la compañía, reciba la solicitud por cualquiera de los medios anteriormente señalados, procederá a revisar la información individual que corresponda al nombre del titular y en caso de que exista algún aspecto que deba ser aclarado antes de dar respuesta a la consulta, esta situación se informará dentro de los cinco (05) días hábiles siguientes a su recibo, con el fin de que el solicitante la aclare. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante haga la aclaración, se entenderá que ha desistido de la consulta. Si no existen aspectos que deban ser aclarados y que impidan proporcionar respuesta a la consulta, se procederá a dar respuesta en un término de diez (10) días hábiles.

En el evento que la compañía necesite de un mayor tiempo para dar respuesta a la consulta, informará al solicitante de tal situación y dará respuesta en un término que no excederá de cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del término inicial.

RECLAMOS

De conformidad con el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012, el Titular o sus causahabientes que consideren que la información tratada y contenida en una base de datos de lacompañía deba ser objeto de corrección, actualización o supresión, o si advierten un presunto incumplimiento de los deberes contenidos en la Ley citada, podrán presentar el reclamo en los siguientes términos:

a)   El reclamo se formulará mediante solicitud escrita dirigida a INTELLYGENCE SAS, con la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección física y electrónica de notificación, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer.

b)  Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas.

c) Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

d) En caso de que  INTELLYGENCE SAS no sea competente para resolver el reclamo, éste dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado. En caso de que la compañía  no tenga conocimiento de quien es la persona a la que se deba realizar el traslado del reclamo, informará en el menor tiempo posible al titular y pondrá en conocimiento de lo sucedido a la Superintendencia de Industria y Comercio.

e) Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite “y el motivo del mismo, en caso de ser procedente, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

f) El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

El Titular o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento.

21.   LA VERSIÓN Y ÚLTIMA FECHA DE ACTUALIZACIÓN:

La presente política para el tratamiento de datos personales es la primera versión expedida por la INTELLYGENCE SAS, y su fecha de emisión es la que se relaciona en la vigencia de la presente política.

Historial de cambios:

HISTORIAL DE CAMBIOS
FECHA	VERSIÓN	NATURALEZA DEL CAMBIO
07-09-2022	01	Creación y entrada en vigencia.

22. MODIFICACIÓN DE LA POLÍTICA:

INTELLYGENCE S.A.S se reserva el derecho de modificar la política de tratamiento de datos personales y los procedimientos en cualquier momento atendiendo a su necesidad.

Toda modificación será comunicada de forma oportuna a los titulares o a través de los medios habituales de contacto con  (5días hábiles de antelación a su entrada en vigencia.

23. ANÁLISIS, EVALUACIÓN DE RIESGOS Y MANUAL DE PROCEDIMIENTOS:

INTELLYGENCE S.A.S implementará una matriz de riesgos y manual de procedimientos atendiendo a los principios contemplados en la presente política.

Así mismo, hará el seguimiento, revisión y auditoría de la política, matriz de riesgo y manuales de procedimiento, lo cual deberá efectuarse anualmente  o cuando la necesidad así lo requiera.

24. RESPONSABILIDAD

INTELLYGENCE SAS, no se hace responsable por cualquier falla en las medidas implementadas para la seguridad de la información, cuando dicho incumplimiento se deba a circunstancias fuera de su alcance y control, caso fortuito o fuerza mayor.

25.   VIGENCIA Y PERIODO DE VIGENCIA:

Esta política y procedimientos de protección de Datos Personales está vigente desde el día 07 de septiembre de 2022.

Las bases de datos administradas por INTELLYGENCE SAS se conservarán indefinidamente, mientras la compañía desarrolle su objeto, y sea necesaria para asegurar el cumplimiento de obligaciones de carácter legal, no obstante, los datos podrán ser suprimidos en cualquier momento a solicitud del titular de los mismos, siempre y cuando dicha solicitud no contraríen una obligación legal o contractual.

AVISO DE PRIVACIDAD

Derechos de los Niños, Niñas y Adolescentes Menores de 18 Años

ADMINISTRACIÓN BASES DE DATOS

fisicas y digitales

Seguridad y Confidencialidad

ENUNCIAR

manuales

Instructivos

Planes

Formatos

Registros

Manual de procedimiento para el tratamiento de datos personales como responsable de la información.

-Procedimientos administrativos

-Procedimientos comunicaciones

-Procedimientos TI

-Formatos

Manual de procedimiento para el tratamiento de datos personales como encargado de la información.

-Procedimientos TI (KHAUTA)

KHAUTA como software de control minero, producto de INTELLYGENCE S.A.S cuenta con medidas de seguridad

El Ministerio TIC (mintic.gov.co) cuenta con medidas de seguridad de la información en los procesos, trámites, servicios, sistemas de información y su infraestructura permitiendo preservar la confidencialidad, integridad, disponibilidad y privacidad de los datos y la información que se administran en este, y en cumplimiento del marco jurídico correspondiente, con el objetivo de proporcionar una experiencia confiable, mediante un servicio seguro.

En el Ministerio TIC (mintic.gov.co) comprobamos y ponemos a prueba todas las etapas del ciclo de vida del desarrollo de este (Desarrollo, Pruebas, Producción) y realizamos evaluación constante del mismo, en cumplimiento de la Estrategia de Gobierno Digital (Decreto 1008 del 2018) y la Política Nacional de Seguridad Digital (CONPES 3854) con el objetivo de analizar los riesgos de seguridad digital a los cuales se encuentra expuesto el sitio web y lograr su adecuada mitigación

No nos hacemos responsables por cualquier falla en las medidas de seguridad cuando dicho incumplimiento se deba a circunstancias fuera de nuestro control, caso fortuito o fuerza mayor.

El Ministerio/Fondo Único de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones a través del Ministerio TIC (mintic.gov.co), se compromete a adoptar una política de confidencialidad y protección de datos, con el objeto de proteger la privacidad de la información personal obtenida a través de su sitio web.